Letters

Schrijven is een belangrijk onderdeel van de communicatie waardoor je ideeën duidelijk en makkelijk kunt overbrengen aan klanten en collega's. Belangrijke schrijfvaardigheden zijn onder meer correcte grammatica, beknoptheid en kunnen schrijven voor een bepaald publiek of platform. Verder zijn een goede organisatie en het gebruikmaken van feiten belangrijke schrijfvaardigheden. Je kunt jouw schrijfvaardigheid verbeteren door te oefenen, met anderen samen te werken en te lezen.

English letters project

Situation 1

Write an e-mail
Je bent de medewerker in een lunchroom van het bedrijf Anderson’s insurance and finances in Eindhoven. Je hebt deze middag de lunch verzorgd maar blijkbaar zijn een aantal zaken niet goed gegaan. De manager van het bedrijf, Thomas Anderson, mailt jou en schrijft het volgende: Er zijn klachten binnengekomen van medewerkers en zakenpartners over dat de tafels vies waren, dat de soep lauw was en dat er onvoldoende beleg aanwezig was voor op de broodjes. Hij vraagt jou om vandaag nog met oplossingen te komen. Jij mailt hem terug met dat het nodig is dat er geïnvesteerd gaat worden in meer personeel tijdens piekuren. Verder implementeer je de volgende punten:

1. Aanhef
2. Het spijt jou dat er klachten zijn binnengekomen.
3. Je legt uit dat het vanmiddag drukker is geweest dan gewoonlijk.
4. Beschrijf de taken die door de drukte zijn blijven liggen (vieze tafels/lauwe soep/beleg).
5. Leg de noodzaak uit om te kunnen anticiperen op onverwachte druktes, dus investeren tijdens piekuren.
6. Draag een oplossing aan, zoals extra hulp in de bediening achter de hand (met hulp van de investering).
7. Afsluiting.

Mailadres van de manager: t.h.anderson@insurfinance.uk.com
Onderwerp van de mail: lunchroom

Situation 2

Write an enquiry letter

Jij en jouw vriend plannen een bezoek naar Brighton. Jullie zijn al jaren aan het gamen met vrienden die in Brighton wonen. Tijdens de zomervakantie willen jullie hen dan eindelijk gaan ontmoeten. Je bent geïnteresseerd in een camping dat stacaravans verhuurd die niet duur lijken te zijn. Ook ligt de camping in de buurt van Brighton. Het is belangrijk voor jullie dat de stacaravan enige luxe heeft zoals aparte slaapkamers en een douche en toilet. Verder is het belangrijk dat er een station in de buurt is zodat jullie makkelijk heen en weer kunnen reizen van en naar Brighton.

Schrijf een brief naar de eigenaar van de camping waarin je:
🎯 informatie geeft over jou en jouw vriend

🎯 vraagt naar manieren op vanaf de camping naar Brighton te reizen
🎯 informatie geeft over de datums van jullie vakantie

🎯 vraagt naar prijzen van een stacaravan in de gewenste periode

🎯 informeert naar aparte slaapkamers en een douche

🎯 informeert naar mogelijkheden van vrije tijds besteding in en rond de camping

Verdeel jouw brief in alinea's. De eerste alinea (die kan bestaan uit één zin) geef je de reden waarom je schrijft. Elke alinea moet zijn eigen onderwerp hebben. De laatste alinea (die uit één zin kan bestaan) schrijf je dat je een antwoord verwacht of op een spoedig antwoord hoopt.

Als je de naam van de persoon kent waarnaar jij je brief richt, begin dan met Dear Miss/Mrs/Ms/Mr…, en eindig met Yours sincerely, gevolgd door jouw handtekening en jouw volledige naam. Als je de naam niet weet, begin met Dear Sir or Madam, en eindig met Yours faithfully, gevolgd door jouw handtekening en jouw volledige naam.

Gebruik geen verkortingen in een formele brief, voorbeelden: I'm = I am, don't = do not, can't = cannot, we're going to = we are going to, He's never = He has never, I'd be = I would be, etc.

Address:
Cleeve Wood Caravanning Club Site
Old Cloucester Road
Cheltenham
GL51 OTF

Manager:

Graham Nicholls
Tel: 056825324907

Situation 3

Write a memo

Lees de situatiebeschrijving en schrijf dan een memo in het Engels. Schrijf geen overbodige informatie op maar schrijf wel in hele zinnen.

Op je werk in Londen is een monteur langsgekomen om de airco te repareren die steeds kapotgaat. De monteur geeft aan dat de airco kapot is gegaan doordat te veel mensen te vaak aan het apparaat komen om de temperatuur te wijzigen. Hij vraagt nu aan jou om aan je collega’s door te geven dat de airco alleen nog maar met de afstandsbediening mag worden ingesteld, dus mensen mogen niet meer aan het apparaat zelf komen. De monteur heeft de airco zo ingesteld dat het altijd 21 graden is. Het is dus niet nodig dat mensen er steeds iets aan veranderen. Je hebt de afstandsbediening in de la bij de printer gelegd.

MEMO

From : …………………………………………………………..

To: …………………………………………………………..

Date: …………………………………………………………..

Subject: …………………………………………………………..
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................

.........................................................................................................

Situation 4

Thank you letter

Je loopt al een half jaar stage (bedenk zelf het soort bedrijf) in Engeland. De eerste vier maanden had je het geweldig naar je zin. Je werd begeleid door een oudere dame, mevrouw Sue Calderwood. Ze maakte vaak een praatje met je en ze nam alle stageopdrachten met je door. Ze gaf ook veel tips waar je veel aan had. Twee maanden geleden ging ze echter met pensioen. Je vindt het werk nog steeds leuk maar je wordt minder goed begeleid. Het werk gaat ook nog steeds goed maar dit komt alleen doordat je veel hebt gehad aan de adviezen van Sue.

Je hebt beloofd om contact te houden met Sue en besluit haar om een brief te schrijven. Je laat haar weten dat je haar mist en dat je nu veel alleen moet doen. Bedank haar voor de goede begeleiding die zij jou heeft gegeven en leg uit dat je daar nu nog steeds veel aan hebt. Geef twee voorbeelden die goed gaan op jouw stage en twee voorbeelden die niet goed gaan / voor verbetering vatbaar zijn. Bedenk zelf de voorbeelden.

Verdeel jouw brief in alinea's. De eerste alinea (die kan bestaan uit één zin) geef je de reden waarom je schrijft. Elke alinea moet een eigen onderwerp hebben. De laatste alinea (die uit één zin kan bestaan) schrijf je dat je een antwoord verwacht of op een spoedig antwoord hoopt.

Address:
Sue Calderwood
16 Abbey Road
Bournemouth
BS 36 1HF

Where do you write your address?
Where do you write the receiver's address?
Where do you write the date?
How do you start the letter?
How do you end the letter?

Situation 5

Write a letter of complaint

Voor de verjaardag van een vriend twee maanden geleden, had jij een digitale wekker radio gekocht bij Designers Electronics in Camden Street in Londen. De eerste dagen deed de wekker het prima, maar daarna begonnen de problemen. De wekker radio kan alleen maar een paar zenders bereiken in plaats van, zoals op de verpakking staat, honderden. Het alarm zelf werkt niet meer, zodat jouw vriend zich verslapen had en te laat op zijn werk kwam. Toen jij de wekker radio terug naar de winkel bracht, was de winkelbediende erg onvriendelijk en weigerde deze een reparatie of vergoeding te geven. Om die reden heb jij besloten om de fabriek in Bristol, waar de wekker radio gemaakt is, een klachtenbrief te schrijven. Je schrijft dat je graag wil dat de fabriek de wekker repareert en als dat niet mogelijk is, een volledige vergoeding geeft, zodat je een ander cadeau kunt kopen voor jouw vriend.

Teknik
22 Green Dragon Road
Bristol
BS 36 1HF

Where do you write your address?
Where do you write the receiver's address?
Where do you write the date?
How do you start the letter?
How do you end the letter?

Situation 6

Write a memo

Lees de situatiebeschrijving en schrijf dan een memo in het Engels. Schrijf geen overbodige informatie op maar schrijf wel in hele zinnen.

Je werkt nieuw als begeleider in een sportschool in Engeland. Je leidinggevende, Steven Peterson, is er niet. Hij heeft een vrije dag in verband met een bruiloft. Om 10:00 gaat de telefoon, het blijkt iemand te zijn die graag een proefles komt nemen, met de vraag wanneer dat dan zou kunnen. Je mag hier zelf geen afspraken over maken, maar je belooft een memo neer te leggen voor je leidinggevende zodat hij haar terug kan bellen. De naam van de mevrouw is Linda Goodman en haar telefoonnummer is 0457824051. Ze is bereikbaar op maandag, woensdag, donderdag en vrijdag na 15:00 uur.

MEMO

From : …………………………………………………………..

To: …………………………………………………………..

Date: …………………………………………………………..

Subject: …………………………………………………………..
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................

.........................................................................................................

Situation 7

Writing an email

Je zou graag voor een paar dagen wat vrijwilligers werk willen doen. Je bent aan het zoeken op het internet naar vrijwilligerswerk, zoals werken in het asiel, werken bij de brandweer, werken binnen sociale projecten, enzovoort.

Je hebt vrijwilligerswerk gevonden dat jouw interesse heeft gewekt (je mag zelf bepalen wat voor soort werk) maar het blijkt dat het werk valt op twee dagen dat jij gepland staat om te werken. Schrijf een e-mail naar jouw leidinggevende, mrs Rose Stevens, waarin je het vrijwilligerswerk beschrijft en jouw motivatie. Vraag aan mevrouw Stevens om twee dagen vakantie en geef aan dat je daarvoor in de plaats twee extra dagen zou kunnen werken tijdens de kerstvakantie. Onderbouw jouw vraag met goede argumenten.

Gebruik de bovenstaande situatie om met goede argumenten te komen waarom jij een paar dagen vrij dient te krijgen. Geef jouw e-mail een onderwerp, een aanhef en een afsluiting. Verzorg een goede lay-out met een introductie, een body en een closing.

Pay attention to:

a. Have you implemented all requested components?

b. Have you created at least three paragraphs?

c. Have you included dates?

Mailadres van de manager: r.n.stevens@buildercollege.uk.com
Onderwerp van de mail: volunteer work

Situation 8

Writing an enquiry letter

Jij en drie vrienden plannen een bezoek aan Schotland tijdens de herfstvakantie. Je bent geïnteresseerd in een camping dat stacaravans verhuurd. Het is belangrijk voor jou dat jij en jouw vrienden aparte slaapkamers hebben. Gedurende de vakantie willen jullie zoveel mogelijk zien van Schotland als mogelijk is, zoals Loch ness, de kastelen en de traditionele feesten met mannen in schotse rokken en gierende doedelzakken (tartan-kilted men and skirling bagpipes). Op het internet heb je een camping gezien net buiten Loch Ness, the Loch Ness shores camping and caravanning site.

Schrijf een brief naar de eigenaar van de camping met de volgende punten:
🎯 geef informatie over jou en jouw vrienden

🎯 vraag naar manieren om te reizen naar plaatsen te reizen als Loch Ness en kastelen
🎯 geef informatie over de datums van jullie vakantie
🎯 vraag naar de aparte slaapkamers en de prijzen van de stacaravans

🎯 informeer naar de welke traditionele festivals er mogelijk te beleven zijn

Verdeel jouw brief in paragrafen. In de eerste paragraaf (die uit één zin kan bestaan) vertel je waarom je schrijft. Elke paragraaf hoort een eigen onderwerp te hebben. De laatste paragraaf (die uit één zin mag bestaan) schrijf je dat je hoopt op een antwoord.

Als je de naam van de persoon waarnaar je schrijft kent, begin je jouw brief met Dear Miss/Mrs/Ms/Mr…, en eindig je met Yours sincerely, gevolgd door jouw handtekening en jouw volledige naam. Als je de naam van de persoon niet kent, begin je met Dear Sir or Madam, en eindige je met Yours faithfull, gevolgd door jouw handtekening en jouw volledige naam.

Gebruik geen afkortingen, bijvoorbeeld: I'm = I am, don't = do not, can't = cannot, we're going to = we are going to, He's never = He has never, I'd be = I would be, etc.

Address:
Loch Ness Shores Camping
and Caravanning Club Site
Monument Park
Inverness
IV26YH

Situation 9

Write an application letter

Search the internet for a vacancy that has your interest piqued (you might have to pretend that the vacancy is from an English company). Now write an application letter, in English of course. Create a formal letter in which you introduce yourself and describe your motivation. If the vacancy you have found shows the name of the person you are writing to, start with Dear Miss/Mrs/Ms/Mr…, and finish with Yours sincerely, followed by your signature and your full name. If the vacancy doesn't show a name of a person but only the name of a company, start with Dear Sir or Madam, and finish with Yours faithfully, followed by your signature and your full name. In business English you write everything out in full and you do not use conjugations. Examples: I'm = I am, don't = do not, can't = cannot, we're going to = we are going to, He's never = He has never, I'd be = I would be, and so on.

Add the following to your letter:

1. The address of the company and your own address.

2. Today's date and your place name.

3. Add a subject to your letter (=betreft).

4. Describe what appeals to you about the company.

5. Come up with a couple of traits that you can add about yourself and your motivation.

Example: you could share previous work experiences.

Pay attention to:

a. Did you use correct spelling?

b. Have you created paragraphs?

c. Have you written your letter in business English?

Situation 10

Write an article for a business magazine

You are going to write an article for the monthly business magazine. This magazine asks interns to write a piece in order to gain new perspectives. You are going to write an article about the challenges and obstacles you have encountered. Describe what you have learned, the way you have develloped yourself en what you think is important for the growth of you personally but also for the company in general. It is key to be critical of the company but also to remain respectful and professional.

Put your subject(s) in the introduction. Be critical in your article, but not too critical. Defend your perspectives with good arguments. Use business language; don't be emotional or personal. Make sure your article fits the monthly magazine. Describe the pros and cons and provide arguments, examples and possible solutions. In the last paragraph you give your conclusion or a summary.

Write your article in approximately 200 - 250 words.